屌丝创业：“线上办公室”优于集中办公

2014-06-27 16:32

对于大多数创业者来说，在创业初期都不得不面对的一个问题就是“穷”。很遗憾，我的创业项目贝波网(bepo.me，中文名暂定)也是如此。我们的三人团队中，虽然其中有一个开奥迪的少爷，不过因为多方面的原因，实际我们三人一共也就掏了10万作为前期的启动资金，这比启动资金预计将使用3~6个月。项目正式上线前，诸如公司注册成本、银行开户成本、样品成本等硬性费用是省不掉的，这些将占掉1万左右的资金额度。剩下的资金，平均到每个月的运营费用最多也不过3万，少则可能只有1万5。

要用每月1万5来运作贝波网，确实坑爹了点。好在我这么多年屌丝不是白当的，这情况还基本在预料之内。为了让项目有可能运作6个月，只能再砍掉一些固定成本，得让1万5花出5万的效果。因为3个人的工资本就不在计划内，所以第一个被砍的成本就是办公室的房租。为何办公室租金第一个被砍?这就得从贝波网这个项目的特性开始说起了。
贝波网是个服饰定制平台，初期的切入点是中高端的男装定制，主要品类是衬衫、西装和中装。平台的一端是用户，另一端是大量的手艺人(初期主要就是裁缝)，而平台则处理定制过程中的所有问题，比如提供上门量身服务、进口优质的布料、多段式的质量控制等，由此让用户可以在家就轻松享受到定制这种优质而又个性化的服饰消费体验。整个项目的规划虽然基本是原创，并且在过程中发生过很大的变迁才成了这样的形态，但后来发现就初期模式来看，似乎可以看成是中国版的J Hilburn，两者间不乏相似之处。
因为这样的运营方式，在平台的初期运作中，我们这个三人团队，一个要在用户间跑来跑去为他们提供服务，另一个要在裁缝和布料商间跑来跑去调配资源，剩下的一个是开发人员，在家里有电脑就行，还得兼任客服的工作。外部的合作者们，比如为我们在欧洲购买布料的几个合作人，经常性大半年不见人。总之因为没有人会在办公室里办公，租下一个办公室或者房间用来集中办公意义不大，而且往返反而浪费时间。从初期的规划来看，除了人员工资，租金成本是固定成本中最大的一块了，所以也是第一个被动刀的部分。
集中办公在很多方面是有优势的，比如交流高效，比如互相之间的监督作用，这些都是必不可少的东西。虽然要省下办公室的费用，但我也不能接受大幅度的效率下降。有没有能把这些缺点弥补掉的解决方案?我想到的是通过办公协作工具来弥补效率上的损失，以此在线上模拟出一个虚拟的办公室来。
为了创建一个线上办公室，我先脑补了整个团队在一个线下办公室中工作的场景。作为一个运营、供应链、产品技术分工明确的三人小团队，现阶段的项目运作大致会有以下协作需求。
1、个人沟通：某个成员与另一名成员为其负责的任务而产生的高频次交流。
2、集体交流：某个成员告知所有其他成员相关任务的进展情况。
3、会议：所有成员就复杂问题进行演示和集体讨论。
4、任务布置：某个成员为完成任务而请求其他成员的协助。
5、任务跟踪：任务相关人员追踪某个任务的完成情况，和推进关联任务间的衔接。
6、文档协作：某两个成员间发生的文档编写和确认任务。
完成动作拆解，接下来只要找出适合我们这个团队的，并具有针对性的协作工具，在我看来就可以达到接近办公室中face to face办公的效果了。
这里要感谢下腾讯。在上面提到的6大需求中，前三个都通过腾讯的2个产品QQ和微信得到了很好的解决，尤其要提一下的是QQ群的群视频功能。就我的个人经验看来，QQ群视频可能是最实用的远程会议应用，而且还免费。一方面它基于QQ群，所以不需要进行额外的安装，使用简单。另一方面，qq群视频具有非常强大的交互功能，不仅可以进行free talk和视频对话，还有屏幕分享和ppt演示的功能。通过一些简单的图示配合屏幕分享，不管是UI的更改还是服务流程的变更都可以很明确地完成讨论，我们的项目启动至今还没有为了讨论问题而进行face to face的会议。记得当年刚毕业那会在某外企里，每周和总部开例会，都要先让部门助理提前预定会议室，并申请使用polycom，之后所有人提前等在会议室里开会，现在想想实在是又费钱又费力还低效。
腾讯的产品大家都比较熟悉了，所以我只稍微提一下。我着重想谈谈为了任务管理和文档协作而部署的两个协作工具——Tower和够快云库。
先说说够快云库，使用够快云库是为了解决文件协作的问题。首先我认为所有团队都需要一个网盘来代替U盘这种上个时代的产物这点是毫无疑问的。其次，我们现在在初创期，大多数东西还是以pic、doc或者excel来保存，如果放在本地的话，检索时容易产生很多信息干扰。另一方面，很多文档比如面料信息、裁缝信息相关的文件都需要多人共同更新维护，并且时常会出现针对某个文件的讨论，还有文件版本的反复，将这些讨论与文件建立联系以做参考也是很有必要。综合考虑下，认为够快云库比起同步盘、金山企业网盘等其他网盘类产品更合适。
云库是够快在去年12月推出的新产品，和他们之前的网盘服务相比，虽然云库具有一般网盘的都具备的功能，比如同步备份、历史版本恢复等。但这个产品的设计思路更倾向于文件协作，而非文件存储，这是打动我的地方之一。网盘大多数都是参照dropbox，采用“文件同步”方式，将本地的文件和云端的文件互相备份。这样做的优点是用户在随时随地都可以打开文件进行查看，连上网之后就能对本地或者云端的文件进行更新。但缺点是占用存储空间和系统资源。够快云库虽然也具有文件同步的功能，但他们在产品端都更强调“索引同步”技术，鼓励用户以云端存储文件为主，并直接对云端的文件进行修改，而不是更改本地文件后再同步到云端。同时够快又做了个智能缓存的技术，能分辨文档的使用频率，确保本地没有文件也能在离线状态打开文件编辑。这个功能是对云端文件无法在离线状态使用和更改的一个弥补。虽然很多人倾向使用google docs进行文件协作，但我们团队的成员包括我自己都更习惯与通过wps或office来进行文件处理，更重要的是在没有VPN的时候google docs根本无法使用，这很限制他的使用场景。很多海外服务既然一开始就被我排除了，google也不能例外。
使用云库的第二个原因是够快的产品设计和商务模式对中小企业比较友好。他的网盘容量可以免费无限扩展，虽然可能我们的项目连他的初始容量都用不完，不过至少这让人感觉很舒服。其次相对很多企业网盘，他的权限管理功能更平滑，没有复杂的层级结构设计，而是以文件库为核心，将库中的成员进行简单的分类，这样大家都可以都能很快上手。最后就是费用的问题，够快云库是按高级功能进行收费的，比如灾备、调用api等，主要面向大企业，对像我们这样没有灾备需求的小团队或中小企业用户，使用云库没有额外的成本。
再说说任务协作。因为是远程办公，对于任务跟踪的需求变得尤其突出，不只是我要跟踪另外两个成员的任务，他们的任务瓶颈很大程度上取决于我的进度，所以他们也需要跟踪我的任务。但是现在我们三人团队每个人都是功能化的运作，相互之间在任务布置上的粒度并不算是太细。就国内的协作工具来看，主要也就是tower、teambition、worktile这三个比较有看头，而我在立项时选择了tower。这并不是一个经过深度思考的理性选择，很大程度上是因为纯银曾撰文强烈推荐tower。正因为如此，在实际使用后，我现在对这个选择有点后悔。
整体来说，tower是个很简练的任务协作工具，上手难度很低。比起worktile或者teambition，tower的功能更简单。对新手来说，跟随“熟悉tower”这个内置项目的流程走一遍，就可以基本把这个工具给搞明白了，快的话大概5~10分钟也就OK了。在我看来这个就是tower最大的优点，就任务协作工具来说，tower是个几乎任何团队都能部署的产品，除非你们的团队实在是太笨了。部署tower之后，我们团队的办公效率确实有一定的提高，比如之前要完成某件工作，需要先回忆工作的内容，然后再到QQ群或者其他记录文档来获取相关的信息，但部署tower之后，这些信息都被整合在了一起，省去了很多不必要的时间成本。
说过tower的好处，我想说说为何我打算换掉tower。tower的界面是上一段提到的三家产品中最复古的，采用列表式的展示方式。这样的展示方式放在移动端上没有问题，但放在web端上就显得有些粗糙。没有dashboard，所有模块占用的位置、尺寸都是固定的，看起来就像个bbs。tower在web端上的首页排序，将讨论内容置于顶端，然后才是任务列表，这样的结构搭配列表式的展示方式就感觉相当不直观。虽然大概可以明白为何tower会将讨论置顶，但由于我们团队的讨论用的是2个即时通讯工具，在tower中的关注点更多是某个任务有没有做，或者做的结果是怎样，并不会形成太多tower内的交互，或者说是为了查阅方便，我们还刻意避免一些非必要信息进入tower，这样一来将讨论置顶就没有意义了。
我们团队现在的分工，每个人都在负责自己的部分，团队之间的协作更多时候是取决于某个任务的结果而非过程，这样就注定任务的粒度，至少是为他人布置任务的粒度不会很细。这样的使用方式与tower的特点是由矛盾的，显然tower在产品设计上是希望用户通过tower来进行一种粒度很细的管理方式，这样让我们使用起来感觉别扭。而且tower不关注已经完成的任务，将这些任务的层级藏得很深。比起tower的这种理念，teambition或worktile这种将待完成、进行中、已完成三类任务在任务页中分布排列的方式更适合我们团队的使用习惯。
后记：
现在的工作状态，我们团队成员间的任务的指派都通过tower来完成，并通过微信通知对方confirm和交流细节。文档编辑好就直接上传够快，同样也通过微信群告知所有人。我会看需要决定是否会在周五与其中一位成员碰头讨论供应链或产品研发上的问题，此外每周会有两天在晚上十点的时候进行线上会议。除了前几天进行公司注册的时候需要所有股东到场签名，还没碰到需要三人同时出现在线下某个地方的情况。相比面对面工作来说，现阶段并没有太显著的效率下降。其实够快云库和tower只是协作工具中的一小部分，但考虑到现阶段的必要性和团队的学习成本，其他产品的部署虽然已有规划(例如知识库)，但不会在这个阶段就开始使用。
额外提一下选型的问题。事实上在项目选型时我基本没有考虑国外的项目，尽管其中有想evernote、hackpad、trello、asana这样优秀的产品，而且还有新冒起的Slack一直让我很好奇。当然这不是单纯因为我支持国货，主要是基于几个因素考虑的。首先，我没有时间对这些项目进行一个一个的对比测试，所以需要进行一次快速的筛选。其次，这些协作工具很多都没有汉化版，看着一堆英文让人觉得心烦，也要照顾到未来加入团队的小伙伴的英文水平。最后，大多数产品国内都有翻版，tower等都是经过微创新和本地化之后的优秀产品。我一向不是“产品原教旨主义者”，比起Gmail来说，QQmail和foxmail都让我用地更舒服，所以我并不认为一定有必要使用国外的产品。因此，我在选型时几乎是直接剔除了所有国外的项目。
总得来说，协作工具让今天的创业者具备了更高效的工作条件，他们之间良好的互相作用能使得离散型的团队高效运作，达成一个线上办公室的效果。但不管是够快也好，金山也好，tower也好，teambition和worktile也好，每个产品都有其特点，而且都有他们各自的支持者。如果要通过协作工具来提高团队工作的效能，最重要的就是对自身团队工作情况的分析，选择对自己团队最有利的产品和运作方式。
PS：其实在本文完成的时候我刚刚和上海某孵化器签订了租赁合约。不管线上的效率如何高，要注册公司也是没法绕过政府行政环节的。虽然说起来也可以用虚拟注册地址等手段，但项目未来也会要补充新的人员，再加上身处在一堆创业者中间有点像是吸二手烟的感觉，会被这种气氛相互带动，权衡下来还是决定租下一个线下办公地点。不过预计“云端办公室”依然将成为我们团队的主导。

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