企业数字化转型如此重要，但它的利器在哪里？

2018-01-03 09:54

曾有学者做过比喻：人类正在进行有史以来第二次最重要的迁徙：第一次是数万年前祖先走出非洲，如今则是从物理世界“移民”至数字世界。
这种迁徙是全方位的，也包括人们每天耗费最长时间的生存样式：工作，拿工作中最常见的沟通协作来说，人类在线上的协作时间已经超过线下。如果经济学家科斯是对的：企业存在的目的就是将时间，争论和错误等“交易成本”最小化，那么当“数字化生存”势不可挡，作为人类最重要的经济协作体系，公司必须尽快完成数字化转型。
宏观来看，所谓数字化转型是一场由AI，大数据和云三个彼此交融的技术驱动的创新浪潮。任何敏感于未来趋势的领导者，都在思考如何用这一波智能革命优化内部流程，给员工赋能——将协作体系的很大一部分，“移民”至数字世界。
根据IDC发布的一份报告：2017 年底，70%的世界500强都将拥有专门的数字化转型和创新团队；预计截至2019年，在数字化转型方面的投资将达到2.2万亿美元，比今年多出将近 60%。
但问题是，转型需要工具，它在哪？
过去许多年，提及“线上办公工具”，多数人想到的就是个人版Office。但就在12月29日，微软官方突然发布了一组关于Office 365的微博和微信手绘图，对外呈现了他们认为的“现代化办公场景”。许多人这才豁然开朗，原来相比自认为已轻车熟路的个人版Office，Office 365才是更高阶的存在。
事实上，正如海尔集团首席执行官张瑞敏所言，在不确定性的时代，“企业即人，人即企业”——企业最重要的资产，就是员工个人的生产力，以及他们协作产生的群体智慧。而微软对Office 365的定位，就是一个集大成的“生产力解决方案”。
也在最近，美国投行的一份研究报告称，2020年微软市值有望突破1万亿美元，分析师得出这一结论的重要依据之一，正是Office业务，尤其Office 365的迅猛增长。
于是人们不禁要问，它的秘密是什么？

协作，以及移动协作
在微软的期许中，Office 365将从“协作，移动，智能，可信”四个维度，助力企业实现数字化转型。
先说协作。
你知道，工业时代“螺丝钉式”的雇佣方式，已日趋不适应互联网时代的“群体性决策”——与5年前相比，员工从事“协作”（会议，电话，邮件等）的时间增加了约50％，且协作工作占据了工作时间的80％以上。加之整个社会系统分工协作的细化（经济的日趋繁荣从来都和人类不断推动分工细化有关），以及办公场景的多样化，如今企业的协作方式也与过去大不相同：譬如团队是正式员工和供应商的混搭；团队中的员工分散在全国甚至全球各个角落。
也因如此，不少公司开始借助多种协作工具，如语音和视频会议和企业级社交等，但协作工具过于分散，也给企业带来了至少两种麻烦：第一，不同公司孤立的App需要多个帐户登录，难以共享和查找相关信息。第二，有碍统一管理，关键信息存在泄露风险——不少公司曝光的小道消息，大多源自于此。
而Office 365致力于为每家公司，每种协作方式，提供安全可管理的整体性解决方案，随便举几个例子：对于Outlook，职场人再熟悉不过，但你或许有所不知，Outlook能快速共享电子邮件和事件，以云附件的形式轻松分享OneDrive文件，并提供共享，创建和查找内容的无缝连接；再比如，Microsoft Teams或许是团队工作中最佳的“聊天室”，能为每个团队定制所需的内容和功能，并提供企业级保护的安全保障；此外，在群策群力上，SharePoint能让个人，团队和组织跨设备进行内容的协同编辑和共享。
而这种协作，很多时候是在移动场景下完成的。
遵循着与PC相似的演化路径，在经历“生活”阶段之后，移动互联网也开始步入“生产”阶段。移动互联网时代，工作时间与非工作时间的界限变得模糊，无论你是否喜欢，随时随地，不被设备所限处于“on line”状态，是职场人的基本素养。就像微软CEO Satya Nadella所言：“数字化体验正通过各种设备、屏幕和传感器扩散开来，用户体验不再局限于一个设备上，而是跟随用户而行。数字化将是一个多感官体验，可能用户体验从一个设备上的触屏开始，在另一个设备上以语音交互和数字墨水方式结束。”
坦率地讲，移动是Office过去的弱项。好在它也在不断迭代，Office 365就提供满足多种移动场景的APP，还拿Outlook举例，它在移动端的用户体验上做的颇为出色，能给用户一种“熟悉感”，且可以管理Outlook和其他邮件帐户和日历，以及链接Exchange Online和Gmail的任何邮件帐户；再比如，专门为移动端优化的“职场三大件”——Word，Excel和PPT，能让像我这种自由撰稿人，在任何地方浏览文件，修改稿件，也可从云端安全地访问任何文件。

可信的智能服务
当然，效率的跃升，离不开智能的加持。令人欣喜的是，微软全球研发投入的上百亿美元中，至少半数用在AI领域——这也让Office 365直接将办公体验带到了智能时代。
譬如，微软在AI领域的“当家花旦”小娜（Cortana）的“入驻”，让过去冰冷的工具软件拥有了“私人秘书”属性，小娜与Office 365的嫁接，能帮你准备会议，了解与你协作的人员，提醒你接下来的行程。
再比如，用户与Office的交互方式也将革新。初入职场的你，一定有过这种经历：面对Office密密麻麻的菜单功能，就是找不出自己想用的那一个。而如今全新的Office 365，你只需在一个固定位置，用自然语言查询所需功能即可。
这让我想到，AI在Office 365中对职场人最大的福祉，无疑是让“职场三大件”变得更具智慧。拿Excel来说，要知道人类是视觉动物，大脑更偏爱拥有画面感的信息，右脑对于图像的记忆速度要比左脑记忆抽象文字快100万倍——BI工具能力的不断增强，让如今的Excel可以分析数百万行数据，并利用多种图表可视化方式，呈现财务以及地理空间等多层级数据；此外，PPT也因自动翻译等功能的加入，变得不再那么令人头大……
最后，关于Office 365，必须提及的就是“可信度”。就像未来学者凯文·凯利所言：“新经济始于技术，终于信任”——信任程度越高，现代商业的运作效率就越快。
在可信度方面，由于不少老一代管理者对“云端”存在天然抵触，Office 365也可谓费尽心血。譬如在技术层面，通过各种安全实践（如渗透测试和深度防御等），加密手段，多重身份验证，反垃圾邮件/防病毒等，构筑了一道强大的网络防护打造安全堡垒。而在隐私方面，据悉，Office 365数据将被保存在中国境内，且会与其他微软公有云服务完全分开（由世纪互联运营），技术支持团队也没有权限访问用户核心数据（如电子邮件和文档正文），与用户相关的隐私数据以及可特定某用户的数据被定义为受限数据。此外，Office 365也希望通过监控服务，在多个数据中心保留副本，明确告知客户数据位于何处等手段，最大程度保证服务的透明化。
所以综上所述，“协作，移动，智能，可信”是Office 365的追求，也是微软提倡的“Modern Workplace”概念的真正意涵。

微信+微软
而在我看来，Office 365近期添置的一项功能，称得上是这四大特性的“集大成者”，那就是与微信合作的微助理。
今年11月，微软宣布Office 365 微助理正式商用——这是微软创立43年以来第一个由中国研发团队研发的Office产品，它当然代表着微软在移动生产力领域的持续深耕，更重要的是，这种接地气的务实姿态，也令不少国内职场人感到欣喜。
要知道，作为国民应用，很多职场人都将微信视作工作必需品，它确实极大降低了沟通成本，但弊端也显而易见，譬如当你每天无数次穿梭于微信，邮件，电话，短信和各种应用之间，难免让人产生混乱；另外，员工可能有所不知，在一个信息泄露如此严重的时代，企业IT部门也要为如何确保基于聊天的交流和数据的安全，可追踪和可管理大费脑筋——针对个人与企业两端的不同痛点，Office 365 微助理将微软Office 365的生产力服务扩展到了微信平台，用户和企业既能继续使用他们最熟悉的通信工具，又能得到Office 365提供的更高水平的生产力和团队协作能力，以及安全性保障。而“协作，移动，智能，可信”四个特性，也被深刻烙印在了Office 365 微助理上。
篇幅所限，随便举几个例子。
譬如在智能方面，Office 365 微助理的智能通知（intelligent notifications）功能可帮助用户更高效地管理信息，用户不但能及时收到邮件和会议提醒，还能在组织内迅速查找联系人，文件和邮件。另外，它还能提供对最近打开的文档或常用联系人的快速访问，智能识别图片信息，生成可编辑的PowerPoint文档，极大提升人们在微信上的生产力。
在协作方面，Office 365 微助理能提供安全的文档共享服务，基于AI的智能会议调度及任务协调功能，可显著促进团队协作效率。用户可通过多种方式与他人沟通，包括使用企业通讯簿快速查找特定联系人，通过身份同步（ID sync）自动将Office 365联系人同步到企业通讯簿中，还能够借助上文提及的OneDrive安全共享文件，所有讨论交流都可以自动存档，便于以后参考使用。
而在安全层面，拜Office 365 微助理所赐，企业可以对数据访问权限进行更妥善的管理。微信从此可以得到企业级的数据保护，静态数据和传输中的动态数据都能得到增强保护。收到文档的用户需要具有相应权限才能对文档访问和共享，对于保密文档，用户浏览文件时会自动添加水印，同时禁止文档转发。
所以不难发现，借助微软强大的生产力加持，微信这款国民应用也变得更具黏性。

结语
行文至最后，我突然想到作家吴晓波讲过的一段往事。多年前，他刚入职新华社不久，用高出工资很多的钱买了台电脑，这让办公室里的老家伙们颇为不解，用纸笔难道写不了文章？后来，由于在电脑上写作效率激增，吴晓波买电脑的投入，很快就通过写作赚了回来，且日趋将那些老家伙们甩在了身后。
没错，历史上每种促进效率的新工具诞生，都在进行人群的分野——人们就此划分为“会用它的”和“不会用它的”，而率先拿起新工具的人，总会走在竞争者前面。我相信，就像当年最早接触到Office的人极大提升了个人生产力，如今当更高阶的Office 365诞生，也会让使用者拉开与其他竞争者的差距——尤其在商业剧烈动荡的年代，无论是企业寿命，产品周期，还是争夺用户的时间窗口，无一不在迅速缩短，这个时候，率先拿起新工具，就变得无比重要。
而真正令人欣喜的是，遵循着早年Office的扩散路径，Office 365也正在完成从“尝鲜者”向“所有人”的拓展：过去三年，Office 365业绩实现了持续3位数的增长，放眼全球市场，企业用户已超过1.4亿，其中85%的财富500强企业选择将Office 365视作数字化转型的踏板。
看来历史再一次证明：那些率先惠及一部分人的效率工具，最终，一定会惠及到所有人。
李北辰/文

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